採用オペレーション効率化のためにHERPを導入した話

はじめまして、今年度5月にInsight Edgeへ入社した合田（ごうだ）です。

私が入社する前の採用業務はCTOの福井が主として行っていたのですが、今後さらに採用活動をスケールしていくにあたって、一部採用業務を引き継ぐ形で参画させていただきました。

当記事では、入社してまず行った採用オペレーションの効率化について書きたいと思います。

これまでの採用オペレーション
ペインポイントの洗い出し
HERPの導入
導入結果
最後に

これまでの採用オペレーション

入社後に業務引継を受けた当時の採用オペレーションは下記の通りです。

候補者やエージェントとのやり取りはメールベース
社内の情報連携はSlack。センシティブな内容はDMを使用
個人情報の保管場所は閲覧制限をかけたGoogleドライブ
面接用の会議室手配はOutlook
面接官の予定はGoogleカレンダー

採用業務は個人情報を多く扱うので、情報管理がとにかく大変です。しかしながら、メール/Slack/GWS/Outlookと複数のサービスをまたぐオペレーションは非常に煩雑で、１つの面接を調整・実施・評価するにも多くの時間を割いてしまい、どうしても同時に進められる選考数が頭打ちになるという課題感がありました。「いかに効率的に採用フローを回せるか」がこの先の採用活動のポイントになるため、採用管理ツールATSの導入検討を始めました。

※CTOの福井から「新たに入社する採用担当（＝合田）が使いやすいと判断したATSを導入してもらおうと思っていた」と引き継ぎを受け、入社後最初のタスクとなりました。入社数日でこの判断を任せてもらえるのか、と裁量の大きさを感じました！

ペインポイントの洗い出し

費用をかけてATSを導入するからにはと、現状の把握と課題整理をしました。

採用情報の一元管理が出来ていない（複数ツール/サイト/エージェント利用でオペレーションミスがいつ起きてもおかしくない状態）
会議室手配を含めたスケジュール調整の簡略化（※結果的にここだけは解決できなかった…！無念。後述）
採用活動のPDCAを回したい、KPI管理も始めたい

HERPの導入

３種類のATSを比較検討しましたが、最終的にHERP導入に決めた理由は下記になります。

HERPが提唱している「スクラム採用」（採用業務をHR担当だけの業務とせず、全社で採用に取り組むこと。　※「スクラム採用」は株式会社HERPの登録商標です）が、Insight Edgeが既に実践している採用体制に近いこと。
無料トライアル利用が出来て、トライアル中もサポートメンバーがしっかりつくので機能面での懸念点を払拭出来たこと（質問に対する回答も数分以内に返ってくることが多くありがたかったです）
分かりやすいUI（HERPに新しくメンバーを招待した時、機能説明を都度行っていないのですが、“問題が起こっていない、質問もほとんど来ない”のは良いプロダクトである証拠！）
Slack連携機能が強く、HERPを開かなくてもタイムライン・メッセージの確認ができてノンストレス。SlackのアイコンがそのままHERP上も反映されるのも個人的に好きなポイントです。
自動連携できる求人媒体数が多く手作業が大幅に減る

導入結果

トライアルから非常にスムーズな導入を終え、運用を開始して早くも半年が経過しました。結果から言うと導入して大正解！（もはやHERPなしでの採用は考えられないレベル）。

2023年6月以降の月次ごとの面接実施回数ですが、面接実施回数がどんどん上がってきました。それだけ効率よく採用フローを回せるようになっているのだなと感じています。

また、採用活動におけるリードタイムも出せるようになり、中長期目線での採用活動の計画も立てやすくなりました。同時に、ボトルネックになっているフェーズを洗い出して打ち手を考えることも出来、PDCAが回り出しました。（ペインポイント3.の解消！）

また採用管理にかかる時間コストが大幅に減った分、採用メディア、人材エージェントの契約数も6社ほど新規契約することが出来、導入から4ヶ月でエントリー数を約2倍まで増やすことができました！私自身も「どんどんエントリー数が増えてきたな」と日々有り難く感じる半年間でした。

一方、ペインポイント2.に挙げていた会議室手配を含めたスケジュール調整の簡略化は出来ませんでした。というのも、当社のスケジュール管理と会議室予約システムはGoogleカレンダーとOutlookを併用しておりますが、ATSに連携できるサービスはどちらか一方だったためです。他のフローが改善された分、こちらは仕方ない部分かなと思っています。