企業における合宿の価値考察

こんにちは、Insight Edgeエンジニアリング部の久保です。

Insight Edgeは住友商事グループのデジタルトランスフォーメーション（DX）を加速する為の技術専門会社として設立され、2024年に設立5周年を迎えました。住友商事という親会社を擁しながら、技術専門集団としての自治を保っているInsight Edgeはある種ベンチャー企業のような側面もあり、業務プロセスや社内制度も日々内部で議論しながら改善を続けています。

企業において、集中して討議するための施策として「合宿」があります。弊社では今まで合宿は実施した経験がありませんでしたが、今回弊社の「やってみる」というポリシーに則り、合宿の意義を改めて考察しながら実際に合宿を実施してその効果を検証しました。

「合宿を開催しました！」という記事は様々な企業が公開しておりましたが、合宿の目的や期待効果、振り返り等に言及している記事はあまり見当たりませんでしたので、その点をできるだけ整理してみようと考え今回このようなブログを作成させていただきました。企業合宿を検討されている方の参考になれば幸いです。

動機

Insight Edgeでは、比較的規模の小さな様々なプロジェクトが同時に進行しており、メンバ一人一人が複数のプロジェクトを担当しています。これらのプロジェクトは住友商事やグループ会社を中心とした各種顧客の要望に応じてPoC開発等の業務を行っています。一方で、近年これらの顧客要望を基点にせず、独自のプロダクトを開発して事業開発を狙うプロジェクト、Voiceek が登場しました。

プロダクト開発というスキームはInsight Edgeとしても新たなチャレンジになっており、持続的に機能を開発・提供していくために社内で経験のない新たな取り組みが様々必要になってきていました。ひとまず体制は整備したものの、プロダクトマネージャやエンジニア、デザイナといったチームメンバのプロダクトに対する理解をそろえていくために議論は不十分でした。また、DX技術専門会社としてデザイナを組織内に抱えているInsight Edgeは、デザイン起点で技術・機能開発を行うことが1つの強みです。その価値を最大化するためには非デザイナへのデザイン起点でのアプローチの効果の理解をより深める必要がありました。

そのような議論点が多く存在しているものの、前述したように個々人が様々なプロジェクトを抱えている状況では全メンバが議論するためのまとまった時間を確保することがなかなかできませんでした。そこで、Voiceekの関連するメンバでまとまった時間を確保して議論をするための手段として合宿を検討することにしました。

合宿の期待効果

上記の課題を解決するために、合宿という形態は適切な解なのでしょうか？一般にはスタートアップ等を中心に様々な企業で合宿が行われています。しかし、特にオフィスから離れたり宿泊を伴うような合宿は相応の費用がかかります。その有用性は社員の特性にも依存するでしょうから、「やってみる」にしてもInsight Edgeとして今後も合宿を行うべきか？に対する回答を出せるような準備をしておく必要があるでしょう。

改めて企業における合宿の意義を考えてみましょう。 ChatGPTによれば、企業における合宿の意義は下記に整理できます。

チームビルディング・関係性強化
- 部門・職種を超えた信頼関係構築、コミュニケーションの質向上
戦略・ビジョンの再確認と共有
- チーム・部門の方向性のすり合わせ、組織文化の醸成
創造的思考・集中討議の場
- 日常業務から離れた集中思考の時間
意思決定・合意形成のスピードアップ
- 関係者の共通理解が生まれやすい
リフレッシュ・エンゲージメント向上
- 社員のモチベーション向上、普段見えない一面に触れる

さすがChatGPT。それらしい回答が出てきました。チームメンバの関係性はすでに一定築けているので、2. や3. の効果を期待して進めれば、上記の課題解決につながるアプローチになりそうです。 1.　や5. もその価値は理解できるものの、チームメンバはすでに一定の関係性が築けていること、5. はそもそも付加的な価値と考えられることからここを主たる目的にすることは適切ではありません。

これらを考慮し、3. の意義を最大化する目的で、今回は普段の勤務地から離れた場所で一泊二日の宿泊を伴うものとしました。

※合宿でのワークショップのイメージ

目標設定

今回の合宿には、Voiceekに関連するプロダクトマネージャ、エンジニア、デザイナ（UI/UXデザイナとデザインストラテジスト）総勢11名が参加しました。合宿開始時点で、ロールごとに合宿終了時点でのありたき姿を下記の通り規定しました。

プロダクトマネージャ
- 顧客の理解を掘り下げる理由や顧客業務の掘り下げ方の理解を一段深める
- よりよりプロダクトを作るために、エンジニアに渡す前に整理すべき情報とエンジニアに共有すべき情報を理解する
エンジニア
- デザイン起点の、人間中心アプローチがエンジニアリングにどのような意味があるのかを理解する
- 自身の業務の中でデザイナーをどのように活用するかの具体的なイメージを確立する
デザイナ
- 他のロールがデザイナに期待する役割を明確化する
- Insight Edgeのプロジェクトにおけるデザイナ関与のデファクトスタンダードを構築する

これを踏まえ、合宿全体の成果目標を下記の通り規定しました。 1. プロジェクトメンバのVoiceekに対する共通認識の構築 2. デザイン起点アプローチの価値認識 3. Insight Edgeにおける合宿の価値検証

Insight Edgeとして合宿が初の取り組みでもあったので、そもそも我々に宿泊合宿というスタイルが適合するのか？という点も検証を試みています。これらが達成されたかどうかを、合宿の日々の振り返りアンケートや事後アンケートで確認し評価することにしました。

合宿の実施内容

Insight Edgeのデザインストラテジスト中心に合宿の具体的な進め方を設計しました。デザインストラテジストは普段、顧客の将来像可視化・言語化、課題の発掘・探索をしています。その中でワークショップの手法を用いて、ステークホルダとの対話の場を作ることもままあります（弊社ブログのこちらも見てみてください）。今回も、上記の目標設定を前提に合宿で実施するワークショップを設計しました。

項目		実施内容	予定時刻
Day1	オープニング	合宿説明、チェックイン、アイスブレイク	10:00-10:40
	ワーク	ペルソナドラマ（途中お昼60分）	10:40-13:10
	ワーク	ジャーニーマップ	13:10-15:55
	クロージング	ワークの発表会、チェックアウト	15:55-17:00
	そのあと	懇親会等	17:00-
Day2	オープニング	合宿説明、チェックイン、アイスブレイク	10:00-10:35
	ワーク	インサイト探索（途中お昼60分）	10:35-12:50
	ワーク	アイデア発想	12:50-15:30
	クロージング	ワークの発表会、チェックアウト	15:30-17:00
	そのあと	帰路	17:00-

実施内容の詳細は社秘も含まれるため割愛しますが、いくつかポイントをまとめます。

実施時間
- 合宿期間中のワークショップの時間は一日あたり7時間にしています。
- せっかく集中討議できる環境を整えているにも関わらず短いと感じるかもしれません。初めての合宿ということもあり、会社が定めている勤務定時時間内に収まる前提にした方が良いと考えたのもありますが、一番は”集中力”を気にしていました。人間の集中力には限界があり、時間を伸ばしても集中力が持たなくなりパフォーマンスが下がる可能性が高いため、デザインストラテジストの判断で7時間としました。
- この長さについては事後のアンケートで参加者からフィードバックを得ています。
エンジニアも含めてユーザ目線のロールプレイを徹底
- プロダクト開発においては顧客の深掘りは本来、多くの時間をかけて現場リサーチやユーザーインタビュー実施します。ただし、今回は具体な機能開発のために実施するのではなく、人間中心のデザインアプローチがどのようにエンジニアリングに影響するかを経験する、またチームメンバがプロダクトに対して同じ目線を持つことを目的とした合宿のため、異なるアプローチを取りました。
- 具体的には、顧客業務理解の精度ではなく顧客目線を持つことの意義を腹落ちさせるために、「自分が顧客だったら」という設定で寸劇したり、想定ユーザを具体化してその視点で議論したりなど、ロールプレイを重視したアプローチにしました。これはInsight Edgeのメンバはほとんどが中途採用のため、前職での経験からVoiceekの顧客業務をある程度想像できたことがポイントでした。その知識を議論にフィードバックすることで、空理空論には陥らずに議論を行うよう務めました。
- これらを通じて、「こういう顧客の立場・環境から考えるとこういう価値が必要」という気づきから開発のイメージを作るまでを実施することで、エンジニアが開発を進める際に顧客像や顧客価値を理解しておくことの必要性等を体験・検証しました。

検証

合宿の効果検証は、合宿中のクロージングでのアンケート、及び日が空いての事後アンケートによって行いました。

設問

クロージングでのアンケート項目は以下の通りです。

1. Voiceekとはどのようなソリューションですか？一言で
1. 合宿のワークショップで得られたことはなんですか？
1. ワークショップの良かった点、改善点をあげてください

事後アンケートのアンケート項目は以下の通りです。

1. ロールごとに設定した合宿終了時点のありたき姿に対する達成度の自己評価（５段階評価＋自由コメント）
1. ワークショップの中身ではなく開催時間、進め方に対する評価（５段階評価）
1. 合宿という形式に対する評価（各4段階評価）
2. f-1. 合宿の開催時間内は普段の業務から離れ議論内容に集中できた
3. f-2. 合宿をすることで普段以上に集中した議論ができた
4. f-3. 合宿をすることでチームビルディングが促進された
5. f-4. Voiceekに限らず、社内の集中した議論が必要な場合は宿泊を伴う合宿を開催すべきだ

結果

a. Voiceekとはどのようなソリューションですか？一言で

この設問は、個々人が誰かと相談することなく、Voiceekを自身の言葉で表現するためのものでした。具体な詳細は社外秘のため割愛しますが、表現の違いはあれど、その記載内容はほとんど同じものであり、ロールを超えてプロダクトが向かうべき方向性の共通認識が生まれました。

b. 合宿のワークショップで得られたことはなんですか？

回答結果を生成AIを活用してサマライズした結果の一部は以下の通りです。

VoC分析の目的の明確化
ペルソナ設定とカスタマージャーニーの重要性認識
仮説検証プロセスの重要性

プロジェクトメンバのVoiceekへの共通認識が芽生えたことが改めて確認できました。さらに、この結果からデザイナではないメンバにおいてもデザイン起点アプローチの価値認識が深まったと評価できると思います。

c. ワークショップの良かった点、改善点をあげてください

良かった点
- 多角的な視点での議論と深い理解の促進
- 効果的なワークショップ設計と進行
- チーム間の理解の促進と共通認識の形成
改善点
- 事前準備・情報共有の強化
  - 参加者の理解度を揃えるために、前提情報を事前に共有するとよい
  - 事前課題（宿題）を用意し、議論の密度を高める
- 進行の調整と時間配分の最適化
  - ワークショップの時間が足りずアイデアの広がりが制限されたため、時間配分を見直す
- ワークショップの設計と議論の進め方の工夫

ワークショップを設計するにあたって、メンバも普段の業務で忙しいので事前課題や準備を行うのは無しにしていたのですが、そのような状況にあっても事前準備に前向きなフィードバックが得られたのは驚きでした。

d. ロールごとに設定した合宿終了時点のありたき姿に対する達成度の自己評価

5段階評価で平均3.9はまずまずと行ったところでしょうか。コメントとしては、

議論が仮説ベースであり、より具体的な顧客情報が必要
人間中心アプローチの業務適用の理解が進んだが、デザイナとの協働や役割分担の明確化には至らず

と言ったものがありました。

e. ワークショップの中身ではなく開催時間、進め方に対する評価

平均4.3は非常に良かったのではないでしょうか。特に開催時間については、前述の通り短いのではないか？という感覚もあったのですが、参加者の評価も適正であり、改めて人間の集中力の限界を知るとともに今後合宿やワークショップを設計する際も詰め込みすぎには注意すべきという重大な示唆が得られました。

f. 合宿という形式に対する評価

f-1、f-2は非常に良い評価でした。今回のワークショップでは、個々人が様々なプロジェクトを抱える中でなんとか日程調整をしてもらったのですが、参加する以上は集中しようという意欲が非常に強く、ワークショップ中は社用携帯やPCをほとんど見ず議論に集中できていました。 f-3の「あまりそう思わない」については、すでにチームの関係性が構築されているため、という補足がありました。 f-4の評価は手放しで賛同、という人は半数程度であり、宿泊合宿はやはりその目的を鑑みて慎重に実施する必要がありそうです。