こんにちは。Insight Edge開発チームのntです。前回の投稿¹では、事業案件や技術的な話について紹介しましたが、今回はInsight Edgeの社風に焦点を当てます。

Insight Edgeのバリューの1つに「みんなでやる」という考え方があります。そのバリューを実現するために、チームワークを高めるための活動のひとつとして、弊社分析チームの善之さん(yoshiyuki555)らと共に企画して開催したシャッフルランチ会です。

以下、その開催レポートです。

はじめに

仕事上のチームビルディングや新しい人間関係を築くために、飲み会や最近ではランチ会などの社内イベント企画が多いかと思います。ランチ会とは、社員同士でグループを組み、会社がランチ代を補助してランチに行くことができる制度です。

Insight Edgeは2019年に創業して以来、社員が順調に増えています。しかし、創業間もなくコロナ禍に見舞われ、安全第一の観点からテレワーク環境が増えました。成果につながるためには、フィジカルなコミュニケーションの機会を確保する必要があります。そのため、出社によるコミュニケーションの活性化が重要と考え、火曜日と金曜日を出社推奨日とし、その他の日でも出社が可能としています。一方で、同じ事業案件を担当している人や、何らかの用事がある人以外とは、会話が自然に発生することが少ないという課題がありました。

旧ランチ会企画とその課題

以前、コミュニケーション活性化や異なる組織ラインの交流促進のためにランチ会を導入しました。補助利用には条件があり、異なる組織ラインで4名~6名程度のグループを組む必要がありました。開催の流れは、Slackで「今日会社来ている人でランチ行きませんか？」と声をかけ、メンバーでランチに行く形式でした。1カ月間の運用後、次のような課題が浮上しました。

ランチ会を誘う人の心理的負荷が高い
ランチ会を利用するメンバーに偏りが生じ、期待するほど活性化の効果が得られなかった

この問題を解決するため、新しいランチ会企画を立ち上げました。以下では、企画の流れやアンケート結果について詳しく説明します。

ランチ会企画の流れ

ランチ会企画の準備期間は1カ月で、実際にランチ会を3カ月間運用しました。最後にアンケートを実施し、振り返り評価しました。

自身の問題意識

私がこの問題に取り組む理由は、出社時に声かけや雑談をするものの、コミュニケーション範囲に限界を感じていたからです。接点数（＝雑談した人数）をシステマチックに拡大するアイディアで効果が得られると考えました。マネージャーと週次の1 on 1でアイデアを提案し、別の組織ラインからのメンバーも参加し、運営チームを立ち上げました。

運営チーム結成・課題認識・打ち手検討(1週目)

運営チームは、開発チーム1名(私)、分析チーム1名(善之さん)、マネージャー1名の合計3名で結成されました。企画効果を定量的に振り返ることができ、形骸化しないよう配慮しました。以下の問題解決のため課題や要件を定義しました。

目的：コミュニケーション活性化
前提：コミュニケーション活性化は、社員同士の接点が増加している状態を意味する。ランチ会に参加することで、社員同士の新たな接点が生まれる。
手段：ランチ会企画の運営により、社員全員が偏りなくランチ会に参加し雑談できる環境を整え、接点数を効率的に最大化する。

企画の要件：

参加対象：社員全員
参加回数：各社員が3回参加（月に1回、3ヶ月間）
取りまとめ：各社員が1回ずつ取りまとめを担当し、負荷を分散させる。
グループ人数：1グループあたり4～5人
組み合わせ方法：最適化アルゴリズムを実装する。
開催期間・組み合わせ案：3ヶ月分の開催時期と組み合わせ案は事前に指定する。

課題認識が一致した後、次週から企画準備タスクに取り組み始めました。

ランチグループ及び参加者の組み合わせ方法(2~3週目)

最適化アルゴリズムを使って、社員同士のランチ会の組み合わせ案を作成しました。

まず、社員の組み合わせ表（接点の有無のマトリックス）を作成。各チームリーダーに協力を得て、接点があるペアには1、ない場合には0と記入。センシティブな情報なため社内公開は見送りました。

次に、最適化アルゴリズムを以下の要件に従って実装：

現状の接点組み合わせを入力
同じグループにマネージャーは1人まで
開催することでグループ内の社員同士の接点を増やす
上記を3回反復して全体の接点数を最大化

実装は善之さんが担当。出力結果をもとにGoogleスプレッドシートでランチグループ管理表を作成し、全員へ展開。調整や記録が容易になります。

社内決裁や、参加者にランチ会について周知するために用いる企画資料の作成も行いました。これで準備が整いました。

企画の承認(3週目)

社内決裁は運営マネージャーが取りまとめ、迅速に承認および経費予算の決裁を得ました。

シャッフルランチ会の運用(4週目~(3ヶ月間))

運用フェーズでは以下を実施しました。

運営側：

企画案内・周知
月に1回各グループの推進を依頼

参加者側：

合計3回参加（取りまとめ役を最大1回担当）
ランチ時間内に雑談や情報交換
他のチームが行ったお店を候補選定に利用

以上で、シャッフルランチ会が3ヶ月間進みました。

振り返りと評価

シャッフルランチ会の効果を調査するため、アンケートを実施しました。

アンケート設計

アンケートで得たい情報は以下です：

効果についての定量的評価
ランチ会の改善ポイント
他のアイディアがあるか

Google Formsで1週間の記名式アンケートを行いました。

結果と今後の改善点

回答率は74%。結果サマリは以下の通りです。

質問	結果サマリ
ランチ会で新たな接点が作れたか？	全員が新たな接点を作ることができた
ランチ会で不安や抵抗感が減ったか？	全員不安や抵抗感が低減、最も多かった回答は「かなり減った」
新たに話せるようになった人数	目標と比べて若干少なかったものの、平均して複数名との接点が作れていた
気軽に話せる人数	全員一定数いるものの、まだ増加余地あり
ランチ会の頻度、継続する場合の頻度	月1回がちょうど良い。継続するなら1ヶ月に1回前後が適切
改善点（自由記述）	実施負荷軽減、チーム編成
他の企画アイディア（自由記述）	交流機会増加、社員のプロフィール拡充